Dokumente effizient lenken mit Microsoft 365

Dokumente lenken mit microsoft 365

Das Potenzial von Dokumentenlenkungsprozessen wird leider immer noch häufig unterschätzt. Dabei dienen diese nicht nur dafür, um bestimmte Zertifizierungen zu erlangen, sondern sind auch darüber hinaus auch für Bereiche, wie beispielweise Qualitätssicherungen oder-steigerung gewinnbringend. In diesem Blogbeitrag haben wir für dich die wichtigsten Informationen zu Dokumentenlenkungsprozessen zusammengefasst.  

 

Wann sind gelenkte Dokumente sinnvoll? 

Gellenkte Dokumente sind sinnvoll, wenn du eine Mindestqualität erreichen und halten möchtest. Auch zahlreiche Zertifizierungen wie beispielsweise ISO9001, ISO27001, TISAX, KBV verlangen nach einer Dokumentenlenkung. Außerdem haben viele Unternehmen in ihrer Organisation bereits Dokumentenlenkungsprozesse, wie

  • Vertragsüberprüfungen,
  • Prozesse zur Einhaltung von Kündigungsfristen etc.,

integriert – häufig ohne es zu wissen, dass es sich um eben solche Prozesse handelt. Somit eignen sich Dokumentenlenkungsprozesse auch für Unternehmen, die keine Zertifizierungen anstreben: die Qualität wird dokumentiert, nachgewiesen und stetig besser. Das bietet nicht nur für deine Kund*innen, sondern für das ganze Team mehr Transparenz und Übersicht.  

 

Was du beachten solltest 

Folgende Punkte solltest du stets im Hinterkopf behalten und darauf achten, dass diese von dir und deinen Mitarbeitenden berücksichtigt werden, sodass keine unangenehmen Pannen und schwerwiegende Fehler passieren:   

  • Versionen

    Unterscheidung zwischen Draft und Public Versionen sollten vorgenommen werden 

  • Vertraulichkeit

    Die Vertraulichkeit sollte bei der Einführung dringend beachtet werden (z.B. bei den genehmigenden Personen)  

  • Nachvollziehbarkeit

    Nachvollziehbarkeit sollte gewährleistet sein  mithilfe einer konsistente und lückenlosen Dokumentation 

  • Auschecken

    Das Auschecken von Dokumenten sollte beachtet werden

 

Anhand eines Genehmigungsprozesses demonstrieren dir Kai und Andreas auf unserem YouTube-Kanal eine mögliche Vorgehensweise. Schau rein! 

 

Fazit zur Dokumentenlenkung  

  • Dokumentenlenkungsprozesse eignen sich besonders gut, um einen qualitativen Standard zu erzielen und stetig zu steigern  
  • Sie können dabei helfen, bestimmte Zertifizierungen zu erlangen  
  • Orte zur Dokumentenablage sind stets klar definiert – Unstimmigkeiten oder nervigen Suchen entfallen  
  • Normanforderungen können ganz leicht erfüllt werden 

 

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