E-Mails im Unternehmen ersetzen – so räumst du dein Postfach auf

Wie du die E-Mail im Unternehmen ersetzen kannst und somit das Postfach aufräumen und es übersichtlicher machen kannst, erfährst du hier!

HAPPY BIRTHDAY – DIE E-MAIL WIRD 50!

Die E-Mail feiert ihr 50-jähriges Jubiläum! Kaum zu glauben, nicht wahr? Anlässlich des runden Geburtstags haben sich Kai und Andreas im letzten 365talk gefragt, wie zeitgemäß diese Form der Kommunikation überhaupt noch ist. Außerdem diskutieren sie darüber, für welche Erledigungen die Mail noch genutzt und wann lieber auf andere Tools zurückgegriffen werden sollte. Mit diesen Tipps schaffst du es, E-Mails in deinem Unternehmen zu ersetzen und in deinem Postfach aufzuräumen. Zudem wagen die beiden einen Blick in die Zukunft und verraten dir im Video, wo sie die Mail in einigen Jahren sehen.

FUN FACTS ZU BEGINN:

Die erste Mail wurde im Jahr 1971 von Ray Tomlinson verschickt. Noch heute nutzen ca. 85% der Deutschen und Schweizer die E-Mail regelmäßig.

E-MAIL IM UNTERNEHMEN ERSETZEN

Grundsätzlich empfiehlt es sich, für das eigene Unternehmen Kommunikationsrichtlinien festzulegen. Das gilt für interne und externe Kommunikation. So müssen deine Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen nicht individuell darüber entscheiden, ob sie auf die Mail oder auf den Chat (z.B. via Teams, WhatsApp etc.) zurückgreifen sollen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile: Die E-Mail ist förmlich und schafft eine klare Trennung zwischen Berufs- und Privatleben. Allerdings gehen Mails häufig in einer gesonderten App, wie z.B. Outlook, ein -und das hat Nachteile. Es dauert länger, bis du die Nachricht gelesen hast. Dadurch wird der Arbeitsfluss eher gestört und unterbrochen. Dem gegenüber ist die Kommunikation über Chatfunktionen natürlich viel zeitsparender und flexibler. Der Nachteil ist hingegen, dass -insbesondere, wenn privat und beruflich dieselben Geräte verwendet werden- die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben immer mehr verschwimmen.

POWER AUTOMATE UND CO.

Unterschiedliche Automatisierungsprozesse leisten Vorarbeit und können beispielsweise eingehende Mails vorsortieren. So werden beispielsweise Eingangsrechnungen, die an das Postfach rechnungen@ adressiert sind, automatisch verarbeitet und z.B. an BEXIO oder LEXOFFICE weitergeleitet. Solche Postfächer eignen sich für sogenannte „Shared Mailboxen“. Mehrere Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen haben darauf Zugriff. Dementsprechend sind für die Bereitung mehrere Mitglieder verantwortlich.

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E-MAILS MIT APPS IM UNTERNEHMEN ERSETZEN

Es gibt zahlreiche Apps und Tools, die die Mail-Kommunikation optimieren. Sie können geforderte Aktionen (zum Teil) übernehmen oder sogar gänzlich ersetzen. Hier ein kleiner Überblick darüber, welche Apps und Tools du wann nutzen kannst.