Microsoft Bookings – Termine buchen und organisieren

Wie buche ich eigentlich Termine über Microsoft Bookings? Genau diese Frage wird in folgendem Beitrag inkl. Video (einfach runterscrollen) beantwortet. Die Basics von Grundkonfiguration bis Verknüpfung mit Microsoft Teams kurz und bündig erklärt. Los geht’s! 

 Was ist Microsoft Bookings? 

Mit MS Bookings kannst du Terminbuchungen flexibel, bequem und sicher online durchführen und für dich und dein Unternehmen individuelle Buchungsseiten bereitstellen. Gleichzeitig ist es möglich hier virtuelle Besprechungen über MS Teams zu integrieren.  

Wer kann Bookings nutzen? 

 Besonders für kleine Dienstleistungsbetriebe, wie Friseure, Masseure und Berater, Teams (Support, Landschaftsgärtner, Servicestellen) sowie für das Consulting (z.B. für Verkaufs- und Beratungstermine) ist MS Booking perfekt geeignet. Außerdem lassen sich Services (z.B. Kurse, Dienstleistungen etc.) direkt über Bookings verkaufen.  

Grundeinstellungen in MS Bookings 

Die Voraussetzung für die Verwendung von MS Bookings ist ein Business-Plan oder ein Enterprise-Plan. Die Bookings-App findest du im MS 365 App-Pool. Wenn du die App geöffnet hast, kannst du unter dem Punkt „Einstellungen“ die Grund-Parametrisierung vornehmen.  

Geschäftsinformationen und Buchungsseite 

Schritt 1  

 Im ersten Schritt ist es sinnvoll, unter „Geschäftsinformationen“ alle relevanten Details , zum Unternehmen zu hinterlegen, wie:

• Firmenname
• Adresse
• Logo und Geschäftszeiten

Schritt 2

Im zweiten Schritt konfigurierst du die Buchungsseite. An dieser Stelle entscheidest du auch, für wen die Seite verfügbar sein soll:

• Öffentlich oder
• nur für Personen innerhalb der Organisation?
• Mit oder ohne Self-Service?

Schritt 3

Unter „Ihre Buchung verwalten“ die kannst du die Grundkonfigurationen für die Buchungen vornehmen, sprich welche Version verwendet wird, ob eine Zustimmung des Kunden zur Datennutzung benötigt wird sowie die standardmäßige Planungsrichtlinien (z.B. wie weit im Voraus kann gebucht werden?). Außerdem kannst du hier auch deine Buchungsseite visuell anpassen (Farbe, Firmenlogo etc.) und die Zeitzone definieren. Die vorgenommenen Einstellungen werden mit den Outlook-Kalender verknüpft. So werden auf der Bookings-Seite für die verfügbaren Termine -natürlich unter Einhaltung der zuvor eingestellten Planungsrichtlinien sowie der Geschäftsöffnungszeiten-angezeigt.  

Dienste 

Unter dem Punkt „Dienste“ kannst du deine Services, die zur Buchung zur Verfügung gestellt werden sollen, definieren.

Schritt 1

Im ersten Schritt kannst du den Namen, die Beschreibung und den Standort für dein Angebot eingeben.

Schritt 2

Als nächstes kannst du optional die Funktion „Onlinebesprechung hinzufügen“ aktivieren, um dem Termin ein Teams-Meeting hinzuzufügen.

Schritt 3

Zunächst kannst du hier auch die Dauer des Termins, die Pufferzeit, den Preis sowie die Teilnehmeranzahl (insbesondere für Termine wie Gruppenkurse sinnvoll) einstellen.  

Schritt 4

In diesem Schritt konfigurierst du die Verfügbarkeit. Die Verfügbarkeitsoptionen orientieren sich eigentlich an den Standard-Einstellungen, lassen sich aber hier für ein Angebot auch separat einstellen. An dieser Stelle sollte jedoch daran gedacht werden, an der linken Seite die Standard-Planungsoptionen zu deaktivieren.

Schritt 5

Unter „Mitarbeiter zuweisen“ kannst du einer Dienstleistung einzelne Mitarbeiter zuweisen. Unter „Benutzerdefinierte Felder“ kannst du definieren, welche Kundeninformationen zusätzlich benötigt werden. Diese können unter dem gesonderten Punkt „Benutzerdefinierte Felder“ in der linken Leiste erfasst werden.

Schritt 6 

Abschließend kannst du unter „Erinnerungen und Benachrichtigungen“ einstellen, welche Erinnerungen und Bestätigungsbenachrichtigungen Kunden und Mitarbeiter erhalten sollen (Textvorlage und Zeitpunkt der Erinnerung). 

Mitarbeiter 

Unter Mitarbeiter kannst du die Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern bearbeiten sowie über die Funktion „Neuen Mitarbeiter hinzufügen“ einen Mitarbeiter, der einen MS 365 Account hat, hinzufügen.  

Kunde 

Bucht der Kunde einem Termin, erstellt Bookings automatisch eine Kundenkartei, die du unter dem Punkt „Kunde“ einsehen kannst.  

Der gebuchte Termin wird dem zuständigen Mitarbeiter zugeteilt und im Kalender- mit allen zusätzlichen Infos- angezeigt. Mit der Funktion „Abbrechen“ kann der Termin vom Mitarbeiter storniert werden.    

Wie eine Terminbuchung genau abläuft, zeigt dir Andreas im Video -schau rein!  

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